Privatlivspolitik for idrætsforeninger[1]

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken 21.01.2020

Langeskov Løb & Motions dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Langeskov Løb & Motion er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Thomas Irming

Adresse: Hyttevej 6

CVR: 29684715

Telefonnr.: 22431155

Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Website: http://www.llmo.dk

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Anna Lundin

Adresse: Kertemindevej 47

CVR: 29684715

Telefonnr.: 22381529

Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Website:http://www.llmo.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger[2]:

1. Medlemsoplysninger:

-      Almindelige personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

1. Oplysninger om ledere og trænere:

-      Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

-      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer, kun i forbindelse med indhentelse af børneattest
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indhenter kun oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

1. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:[3]

• Udøvelse af idrætsaktivitet, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund iDIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet[4]
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.[5]

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. www.llmo.dk   Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

---

 

.

.

 

.

En æra er slut. Langeskov Løb & Motions formand gennem de sidste 26 år takkede af på årets generalforsamling.

Det var efter Gunner Sørensens eget ønske, at 2020 blev året hvor hans virke som formand skulle ende.

 

 

Læs mere …

VEDTÆGTER
	Vedtaget på stiftende generalforsamling den 22. februar 1994 Ændret på ordinær generalforsamling den 30. januar 2001  Ændret på ordinær generalforsamling den 22. januar 2019 Ændret på ordinær generalforsamling den 28. januar 2020
	§ 1 Navn Foreningens navn er Langeskov Løb & Motion, stiftet den 22. februar 1994. Hjemsted Langeskov By, Kerteminde kommune
	§ 2 Formå: Foreningens formål er at varetage sportslige interesser i Langeskov by, Kerteminde kommune.
	§3 Organisationer Foreningen er medlem af Dansk Atletikforbund og Danske Gymnastik og Idrætsforeninger og dermed underkastet disse organisationers regler og vedtægter.
	§4 Medlemmer Som medlem kan optages enhver der henvender sig til foreningen.
	§5 Medlemsskabets ophør Udmeldelse kan ske til enhver tid, når forholdet til klubben er bragt i orden. Bestyrelsen kan på eget initiativ udelukke et medlem, når der foreligger en særlig grund hertil. Den udelukkede kan dog forlange sagen forelagt på førstkommende generalforsamling.
	§6 Generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar måned og indkaldes med mindst 12 dages varsel. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antal fremmødte. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Kun fremmødte medlemmer, der er fyldt 16 år, har stemmeret. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindelig stemmeflertal. Skriftlig afstemning skal, hvis 1 medlem ønsker dette, foretages. Generalforsamlingens dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: Valg af dirigent. Beretning. Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse. Behandling af indkomne forslag. Valg til bestyrelse i henhold til § 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. Eventuelt.
	§7 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 1/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer stiller skriftligt krav herom med forslag til dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet herom er modtaget, og den skal indvarsles i lighed med ordinær generalforsamling.
	§8 Bestyrelsen Bestyrelsen består af 5 medlemmer. – Ved direkte valg vælges formand og kasserer. Formand og 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år. Kasserer og 1 bestyrelsesmedlem vælges i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med sekretær og næstformandspost. Alle valg til bestyrelsen gælder for 2 år. – Revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år. Afgår et bestyrelsesmedlem i årets løb, har bestyrelsen ret til at supplere sig selv til næste generalforsamling. Valgbar til bestyrelsen er ethvert medlem der har stemmeret. Intet medlem kan vælges til bestyrelsen med mindre vedkommende er tilstede på generalforsamlingen eller har givet skriftlig tilsagn. Bestyrelsen fastsætter det årlige kontingent.
	§9 Hæftelse Foreningens medlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de af foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med den respektive formue. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art.
	§10 Virksomhed Bestyrelsen udarbejder selv sin forretningsorden. Foreningen tegnes i økonomisk anliggende ved underskrift af formand, næstformand og kasserer i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger. Kassereren fører foreningens regnskab og sørger for kontingentopkrævning. Foreningens formue opbevares på betryggende måde. Kassereren alene eller ved dennes fravær formanden samt 1 underskriftsberettiget bestyrelsesmedlem i forening kan disponere over foreningens midler indestående i pengeinstitutter. Regnskabsåret følger kalenderåret. Sekretæren fører protokol over bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Foreningens repræsentanter i organisationer og lignende skal overholde beslutninger, som er vedtaget af bestyrelsen eller generalforsamlingen.
	§11 Vedtægtsændringer Vedtægtsændringer kan ske på generalforsamlinger, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for ændringen.
	§12 Revision Den valgte revisor gennemgår det afsluttede årsregnskab og forsyner det med revisionspåtegning. Revisor har ret til uanmeldt revision.
	§13 Foreningens opløsning Foreningen kan kun opløses, hvis dette vedtages i 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med højst 3 ugers mellemrum, hvor mindst 3/4 af de personligt fremmødte medlemmer stemmer herfor. Foreningens midler og ejendele deponeres hos Kerteminde kommune til brug ved en eventuel ny forening med samme formålsparagraf, jf. § 2, med mindre den sidste generalforsamling beslutter sig for anvendelse til aktiviteter for børn og unge i Langeskov by.
	§14 Æresmedlemmer Som æresmedlem kan udnævnes en person der gennem sit virke og engagement over en længere årrække har gjort en særlig eller ekstraordinær indsats til gavn for Langeskov Løb & Motion. Æresmedlemmer indstilles af bestyrelsen og udnævnes på først komne generalforsamling. Hvis et æresmedlem udtaler sig krænkende eller taler nedsættende om Langeskov Løb & Motion, kan bestyrelsen suverænt afgøre om personen skal fratages sit æresmedlemsskab. Æresmedlemmer er kontingentfri, har stemmeret på generalforsamlingen og kan frit deltage i alle foreningens aktiviteter.